数字化管理训练营回顾（二）| 数字化行政应用搭建方案

伴随疫情冲击之下整体商业环境变化，企业更加注重提升内部运营成本和运营效率，行政管理的重要性也愈发凸显。数字化热潮之下，行政管理又可以怎么借东风实现转型？

本期数字化管理训练营，我们开设了行政专场，由道一云资深实施工程师@卢振宗，道一云高级产品顾问@汤晶玲分享了企业降本增效的行政数字化方案，为即将到来的端午制定一套可复制的端午礼品数字化管理方案。

<点击观看完整回放>

直播期间，通过答题互动以及抽奖的形式为大家送出了企业微信精美定制礼品，文末附有中奖名单，恭喜这11位观众朋友。

<直播抽奖与答题互动>

错过了本期课程的小伙伴，也可以扫码添加小靖，申请加入「数字化管理训练营交流群」，和资深数字化管理专家以及优秀精英，探索更多数字化问题和企业微信的使用问题。

完成本次【数字化管理训练营】所有课程，可获得由道一云官方颁发《数字化管理专家认证》结课证书，可作为企业员工个人对数字化管理以及道一云应用使用熟悉度资格认证。

以下是本次直播的精彩内容回顾：

行政数字化升级成为趋势

我们常说，从行政可以看到整个公司的发展前景，这是因为行政管理往往是一家公司业务状态、发展情况、文化风格的集中体现。而现在，科技与快节奏也对行政提出了新的要求，数字化驱动效率也逐渐成为行政服务竞争力之一。

行政管理向数字化转型，在专业化、人性化、智能化的方向探路前行，可以帮助企业实现哪些价值？最终目标又该如何理解？两位老师分享了一个行政数字化的解决路径：

降低运营成本-提升内部效能-提升空间价值-提升员工满意度。通过数字化的技术手段代替传统行政运营方式，已达到降低运营成本的目的；同时，数字化的思维方式激发行政人员积极主动去思考提升企业内部效能的问题，实现自身职能转型，成功提高员工满意度，为企业发展输出强大内驱力。

数字化行政工作中，常以“效率成本员工满意度”作为目标，要求转变传统思维方式，在完善企业内部生产力系统上简化企业内部协作流程，构筑线上行政体系，实现业务指标数据化、精确化、科学化，也促进员工的整体工作体验。

那么这时候，企业或者行政人员更关心的，就是怎么打造这样一个业务平台：能满足各种复杂多样的行政场景，又能比较灵活方便可以结合企业自身情况配置业务流程。两位老师就提到了【道一云七巧】，快速搭建企业业务流程，可实现灵活配置调整，数据沉淀以及分析汇总。

下面就以行政管理的三大常见场景为例，讲讲如何利用数字化的工具和思维来实现行政运营与管理。

场景一：端午节礼品全流程管理

对于大多数行政来说，6月份最关键的KPI应该就是端午礼品活动方案了，下面分享一个贯穿需求调研-礼品采购-礼品下发-活动满意反馈的端午礼品全流程管理方案，同样适用于中秋、圣诞、春节等各个节令的礼品管理。

Step1 礼品需求调查表

如何快速调查员工端午礼品的用途、需求和种类等相关信息呢？一张调研表单就可以解决。这边分享2个表单设计的小Tips：

□ 在设计礼品明细字段的时候，可以以嵌入子表单的形式来呈现，子表单适合需要多次录入的表单，即录入前不知道会有多少条数据，没法通过编辑表单来固定格式，这时候就可以才有子表单的形式了。可以让员工无限多次的填写礼品的需求组合搭配。

□ 业务部门存在快递直接配送给客户的需求，在礼品发送方式中的一般设置自取或快递，而在快递字段可以添加关联逻辑功能，如果员工需要快递，点击快递字段才会跳出收件人等相关信息字段，可让表单整体更简洁干净。

Step2 采购申请表

完成礼品需求调查之后，通过表单的数据报表功能，可以直观地获取各类礼品的需求数量，然后就可以进入采购流程了：在采购申请表中填写对应礼品数量，一键发起审批流程，及时提醒流程各个节点对应审批人，按照所设置的流程及时精准地流转。

Step3 礼品发放登记表

依据逻辑关联显示将两种礼品分别通过自取和快递这两种方式发放出去，可以通过后台批量导入的方式同步一键发起流程给到对应人员确认，完成礼品发放。

这里提供一个进阶技巧：

Q：如何在第一时间通知员工来领取呢？

A：利用七巧设置节点时效来解决这个问题，当礼品发放表单流转到负责人，而负责人超过规定时长未及时处理表单，系统会自动对他发出提醒通知，进一步提高审批的响应速度。

Step4 满意度调查表

员工对此次礼品关怀的还满意吗？让我们设计张满意度调查表来调查下吧。通过表单中的高级函数功能，系统识别员工选择的选项，然后会自动生成相应的分数，在报表中心可以很直观的呈现员工对此次礼品关怀整体的满意度、流程的满意度及礼品的满意度。

场景二：办公用品/物资管理

利用七巧建立统一的行政物资原始库，运用到表单关联、数据联动、报表中心等核心能力，打通行政物资管理所产生的领用出库、采购入库、维修等各个环节的信息流，并形成数据报表实时监控，找出大数据规律，反哺后期决策。

Step1 新建原始数据表

在道一云管理后台的七巧模块，新建一张原始数据表，作为行政物资的基本信息的记录及存储的载体（一般记录物资的基本信息会包含且不限于名称、编号/型号、单价、单位、数量等字段），建好原始数据表之后，便可以将记录行政物资的EXCEL数据导入该表。

Step2 新建领用表

新建一张领用表，作为员工领用物资填写使用，这里需要重点提及一下，领用表和原始数据表一定要做表单关联，并且读取关联字段及对库存余量做关联运算，这样做的优势是，我们可以通过领用表直接读取原始数据表中对应的记录的数据，并且通过关联运算实现被领走了多少量、原始数据库就对应的减少多少量的直观效果。

Step3 新建采购申请表

为避免出现物资库存清空的尴尬情况，我们可以在原始数据表设置余量预警提醒，当物资库存量减少到设定数量之后，负责人会收到预警提醒，这时候，便可以发起物资采购申请表进行采购入库，同理，采购入库申请表也需要设置表单关联和关联运算，采购入库多少，原始数据库的数量就自动对应增加多少，所有的信息流都自动化、智能化、数字化。