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根据人力资源管理协会进行的一项调查，在使用纸质文件的个人中，只有50％的人确信他们能够提供必要的文件以符合要求。在使用电子或无纸化文件系统的个人中，70％的人确信他们能够提供这些文件以保持合规性。可想而知，纸质文件系统可能会给您的給人力资源部门带来很大的挫败感。特别是在员工电子档案存档上，随着时间的推移，文档的积累不仅会占据办公空间，还会变得容易被错误归档，丢失。
所以，在当代互联网的时代，选择一款好的员工电子档案系统，不仅能节省HR的工作时间，还能便于HR往后工作，如提高工作效率、提高正确率等多方面好处。那么，面对市场上各式各样的软件，在选择员工电子档案软件需要注意哪些因素呢？一起往下看看。
一、软件的扩展性及售后服务
一款好的软件需要支撑企业的不同发展阶段，可以随着企业的发展而进行功能扩展。同时，优秀的售后服务也是不可缺少的，因为软件犹如人类，都“生病、短路”，需要有一个技术团队支持，确保软件的持续运行。
二、服务器是否安全
员工是企业发展的主要生产力，也是推进企业发展的关键人物，而员工电子档案软件存储着员工私密的相关信息，同时也是企业的机密资料。所以，在选择员工电子档案软件的安全性需要我们高度考察。挑选一款技术水平达标、拥有安全证书的档案系统，是对企业数据安全的最大保障。
三、挑选功能最为合适的
每个企业的发展规模、人员结构不同，对员工电子档案系统的需求也会不一样。所以，在选择时，应该根据不同的情况，衡量系统的功能跟我们自身的需求是否契合，而不是一味追求强大的功能，是最适合的才是最好的。
四、操作是否简单、易学
软件的简单操作、易学是选择的影响因素，选择的软件只需要HR参与简单的学习即可上手。因为，使用员工电子档案软件就是要解放HR的双手，远离加班的苦日子，这样的软件对企业来说才能算真正有意义。
因此，小伙伴们可以根据以上几点注意事项进行选择。通过员工电子档案软件让HR轻松地将持续的纸质文档添加到员工的电子文件中，无需在办公桌上处理成堆的纸张，节省办公成本，还能提高工作效率。
